Informativa ex art. 13 del Regolamento europeo n. 16/679

ACTL e Recruit Srl (di seguito le Società), in qualità di Contitolari del trattamento dei dati personali, con sede in Via Duccio Di Boninsegna, 21 Milano, e Via Alvise Cadamosto 7, Milano, tramite i siti www.actl.it, www.sportellostage.it , www.recru.it e www.jobfarm.it, hanno come obiettivo la tutela della privacy dei propri utenti e si impegnano affinché il trattamento dei dati personali si svolga secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza e nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali nonché della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

Nel prestare i nostri servizi, entriamo necessariamente in possesso di informazioni e dati personali: intendiamo, perciò, qui di seguito, illustrare un’adeguata informativa alle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti coinvolti in attività contrattuali o pre-contrattuali  delle Società, ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.

Si precisa, sin da subito, che, in ogni momento, potrà essere richiesta la modifica o la cancellazione dei dati inseriti scrivendo alla e-mail info@sportellostage.it e info@recru.it 

1.Che dati trattiamo:

I dati personali trattati sono dati anagrafici e di contatto, forniti o ricevuti dall’interessato in occasione di:

• Iscrizione al portale job on cloud all’interno dei siti sopra citati;
• Telefonate o email;
• Contatti diretti ottenuti a seguito della partecipazione ad eventi, ecc.;
• Contatti diretti a seguito dell’invio di richieste tramite l’indirizzo di posta elettronica presente sui siti internet;
• Richieste di informazioni commerciali;
• Richieste tramite i siti internet sopra citati o tramite il sito internet di fornitori, clienti, partner e altri soggetti;
• Trasmissioni e transazioni successive all’ordine di fornitura del servizio o del bene (fornito/acquistato);
• Inviti ad eventi relativi ad iniziative commerciali, fiere, eventi, ecc;
• Acquisizione dei dato da terzi come disciplinato dall’art 14 del GDPR 679/16

2.Per quali finalità:

I dati personali delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti sono trattati per:

• Offrire i servizi indicati nei siti e meglio specificati nel contratto che viene stipulato tra le parti;
• Mettere in contatto domanda e offerta di stage, domanda e offerta di lavoro;
• Erogare servizi di formazione:
• Inoltrare comunicazioni con diversi mezzi di comunicazione (telefono, sms, email, fax, posta cartacea, ecc.);
• Formulare richieste o evadere richieste pervenute;
• Scambiare informazioni finalizzate all’esecuzione del rapporto contrattuale, ivi comprese le attività pre e post contrattuali, tra cui anche quelle di assistenza;
• Dare esecuzione presso Enti Pubblici o Privati agli adempimenti connessi o strumentali al servizio se previsti;
• Dare esecuzione di obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, nonché per ottemperare a provvedimenti emanati da pubbliche Autorità a ciò legittimate o da organi di vigilanza e di controllo a cui sono soggette le Società (ad es. ad accertamenti di carattere tributario ecc.);
• Utilizzare i dati per finalità accessorie quali le “News Alert” via email o via sms;
• Effettuare statistiche e ricerche di mercato al fine di comprendere meglio le esigenze degli utenti e per poter ottimizzare il servizio offerto. In tal caso i dati saranno utilizzati in forma anonima.

L’interessato può rifiutarsi di conferire alle Società i suoi dati personali. Il conferimento dei dati personali è però necessario per una corretta ed efficiente gestione del rapporto contrattuale verso fornitori, clienti, partner e di altri soggetti coinvolti nelle attività delle Società. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento potrà compromettere in tutto o in parte il rapporto contrattuale stesso o le attività pre e post contrattuali.

3.Base giuridica:

I dati saranno comunicati ai dipendenti/collaboratori delle Società che contatto con l’interessato per permettere l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali o post contrattuali adottate su richiesta del fornitore, del cliente, del partner, di altri soggetti o delle Società ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR, ovvero per l’adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6.1, lett. c) del GDPR,  nonché per permettere tutti i relativi adempimenti fiscali e contabili. I dati saranno inoltre comunicati ai gestori dei portali utilizzati dalle Società al fine di promuovere le attività di ricerca.

4.Come trattiamo i dati:

I dati degli interessati verranno trattati nel rispetto dei principi di liceità correttezza e trasparenza, utilizzando strumenti manuali o automatizzati anche mediante l’inserimento in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione e trasmissione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità.

Le Società hanno previsto adeguate misure di sicurezza al fine di tutelare i dati delle persone fisiche che operano in nome e per conto dei fornitori, dei clienti, dei partner e di altri soggetti, come: firewall, antivirus, password di elevata complessità con cambio periodico.

I dati personali oggetto di trattamento saranno custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di adeguate misure tecniche ed organizzative, nonchè idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta precedentemente illustrate.

I dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate al trattamento all’interno delle Società, in relazione alla finalità del trattamento.

5.Perché la natura del conferimento dei dati è obbligatoria:

Il conferimento di tali dati è obbligatorio per poter usufruire dei servizi offerti dalle Società. Nel caso in cui non venga fornito il consenso al trattamento dei dati non sarà possibile per le Società provvedere all’attivazione dei servizi.

Il conferimento dei dati sopra indicati è inoltre obbligatorio per ricevere newsletter (per la quale viene richiesta una specifica autorizzazione) per aggiornamenti su eventuali nuovi servizi (selezione, formazione, orientamento) forniti dalle Società o per informazione di eventi e notizie in merito alle nostre attività: attraverso la newsletter ACTL Sportello Stage, Recruit e Job Farm potranno pertanto essere inviati all’interessato materiale informativo e/o promozionale, nonché inviti ad eventi formativi e informativi, quali convegni, presentazioni, corsi di aggiornamento, seminari etc.

6.Quali sono le categorie dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati:

I dati personali trattati dalle Società, i dati relativi a stage o posizioni di lavoro potranno essere diffusi tramite internet (portali di recruiting on line) al fine di promuovere la ricerca dei profili richiesti.

Potranno, poi, essere comunicati ai lavoratori delle Società e ad alcuni soggetti esterni che con essi collaborano, sempre nel rispetto delle finalità indicate di cui al punto 2. In particolare, si tratta di dipendenti/collaboratori che, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, sono stati legittimati a trattare i dati personali, formati a farlo nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare. Potranno, inoltre, essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, ai soggetti che per finalità di emissione dei nostri ordini o richieste di informazioni e preventivi o formulazioni di offerte, nostre prestazioni, debbano fornire/consegnare beni e/o eseguire/ricevere su nostro incarico o su incarico dell’interessato prestazioni o servizi. Ai dati potrebbero accedere (per finalità di assistenza sugli applicativi software, sulle reti informatiche e per la connettività) nostri tecnici incaricati o consulenti esterni o incaricati di società che forniscono tali servizi; soggetti che esercitano attività di controllo sull’operato delle Società (a titolo di esempio: Revisori dei conti, Organismo di Vigilanza, personale degli enti di certificazione ecc).

Infine, potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, ove richiesto, è disponibile presso le sedi delle Società sopra indicate.

Le Società, tramite i siti www.actl.it, www.sportellostage.it , www.recru.it e www.jobfarm.it, potranno rendere noti a terzi i dati personali raccolti solo per le finalità strettamente connesse ai servizi forniti.

I dati forniti potranno essere pertanto comunicati a:

1. Professionisti, società o studi professionali che, per conto delle Società, svolgano attività di consulenza, assistenza, gestione contabile e fiscale
2. Società terze per l’adempimento di obblighi contrattuali
3. Istituti bancari per la gestione di pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto
4. Altri portali di recruiting on line con i quali le Società hanno collaborazioni attive al fine di promuovere la ricerca delle posizioni richieste
5. Società che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto, smistamento e consegna delle comunicazioni e della corrispondenza per conto terzi.

7.Trasferimento dei dati all’estero:

Anche se al momento tutti i soggetti che trattano i dati per conto delle Società come responsabili esterni del trattamento sono stabiliti all’interno dell’Unione Europea, nel futuro potrebbe essere necessario conferire tali dati anche a soggetti che possono essere stabiliti fuori dell’Unione Europea, in Paesi che non garantiscono ai dati personali un livello di protezione adeguato ai sensi  del Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016. Le Società trasferiranno, eventualmente, i dati fuori dell’Unione Europea solo previa adozione delle precauzioni stabilite dal Regolamento Europeo e dopo aver ottenuto dai soggetti indicati le necessarie garanzie e con il consenso degli interessati.

8.Per quanto tempo conserviamo i dati:

Le Società conservano e trattano i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, i dati personali saranno conservati, e non ulteriormente trattati, secondo quanto viene documentato nel Registro di trattamento. Il periodo di conservazione può variare in modo significativo in base a: le finalità, il tipo di dato trattato, gli obblighi di legge.

Nel caso in cui i dati fossero trattati nell’ambito di un progetto finanziato da soggetti istituzionali, i tempi di conservazione potrebbero essere subordinati a quanto previsto dal bando dell’Ente.

Quando non è più necessario conservare i dati personali questi verranno cancellati o deindicizzati o distrutti in modo sicuro in conformità alla nostra privacy policy.

9.Quali sono i diritti esercitabili:

Ai sensi degli articoli, dal 15 al 22, del Regolamento Europeo per la Protezione dei dati RE. EU 679/2016, l’Interessato ha diritto e può esercitare i seguenti diritti:

Gli stessi, ove da lei esercitabili potranno essere fatti valere scrivendo a: info@sportellostage.it / info@recru.it  specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che l’interessato intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

10.Proposizione di reclamo:

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato di residenza. Per avere maggiori informazioni sul diritto di proporre reclamo si può visitare la seguente pagina web: www.garanteprivacy.it

11.Responsabile della protezione dei dati:

Ritenendo di primaria importanza la tutela dei dati personali degli interessati, le società hanno nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO) che potrà essere contattato scrivendo all’indirizzo mail dpo@actl.it / dpo@recru.it per ogni tematica riguardante la protezione dei dati personali.